NAMA:RINDA ROSITA
KELAS:KAP2
1. Undang-Undang No. 43 Thn 2009
tentang Kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana
rumusan menurut UU tersebut?
Jawab:
• Menurut
UU No.43 thn 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan Nilai
Guna Arsip pada suatu organisasi?
Jawab:
*Fungsi arsip pada suatu organisasi
:
a)
Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan administrasi perkantoran.
b)
Arsip stastis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, atau penyelenggaraan
administrasi perkantoran, atau sudah tidak di pakai lagi dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
c)
Sebagai sumber informasi
d)
Sebagai pusat ingatan bagi organisasi
*Berdasarkan Nilai Guna
a)
Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/intansi yang menghasilkan
arsip. Nilai guna primer meliputi:
§
Nilai guna administrasi
§
Nilai guna hukum
§
Nilai guna keuangan
§
Nilai guna ilmiah dan teknologi
b)
Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang di
dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga atau instansi lain, atau
kepentingan umum diluar istansi pencipta arsip. Keguanaanya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Juga
meliputi:
§
Nilai guna pembuktian
§
Nilai guna informasi
3. Jelaskn pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records,
machine-readable-records dan arsip mana yang paling sering digunakan
sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai bukti sejarah?
Jawab:
-> Arsip paper records(arsip berbasis kertas),
yaitu arsip berupa teks yang ditulis di
atas kertas
->Arsip audio visual records(arsip pandang
dengar), yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar.arsip ini memiliki 3
kategori:
*Arsip gambar statik
*Arsip citra bergerak
*Arsip rekaman suara
->
Arsip machine readable records(arsip
elektronik),yaitu arsip yang disimpan dan diolah dalam satu format dimana hanya
komputer yang dapat memprosesnya.
Arsip yang paling sering
digunakan sebagai pembuktian hukum adalah arsip Paper Records.
4. Sistem pengelolaan Kearsipan terbagi
menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua
tersebut dan mana yang paling cocok digunakan di lembaga Pemerintah Daerah dan
Lembaga Pendidikan Swasta!
Jawab:
a.
Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana
semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b.
Sistem desentralisasi merupakan sisitem
kearsipan yang dalam pelaksanaanya tidak dipusatkan pada satu unit kerja,
karena masing-masing unit pengolah penyimpan arsipnya.
Menurut saya yang cocok untuk
digunakan di lembaga Pemerintahan Daerah dan Lembaga Pendidikan swasta yaitu dengan sistem desentralisasi karena bisa
memudahkan dalam pencarian penemuan kembali,menghindari pemborosan waktu dalam
pencarian, arsip lebih terjaga dan memudahkan dalam pemeliharaan dan perawatan
arsip karena setiap unit fokus dalam masing-masing arsipnya.
5. Salah satu kegiatan Kearsipan adalah
Filling, apa pengertian dari filling dan bagaimana metode
penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah dapat digunakan?
Jawab:
Filling adalah salah satu kegiatan
pokok di bidang kearsipan. Filling dapat diartikan sebagai suatu proses
penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan
penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis agar arsip dapat dengan mudah di
temukan diantaranya :
a.
System abjad
merupakan suatu system dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
b. System masalah merupakan suatu
system penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
c.
System nonor
merupakan pemberian nomor yang terdapat pada foldr.
d. System tanggal merupakan penyimpanan
surat berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun di jadikan kode surat.
e. System wilayah merupakan menyimpan
berdasarkan daerah/wilayah surat yang di terima.
6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan dari nilai guna, dan pada kondisi apa
saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial?
Jawab:
a.
Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/intansi yang menghasilkan
arsip. Nilai guna primer meliputi:
§
Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip
yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
§
Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan
bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara
dan pemerintah.
§
Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan
segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
§
Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip
yang mengandung data ilmiah dan tenologi sebagai akibat/hasil penelitian murni
atau penelitian terapan.
b.
Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang di
dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga atau instansi lain,
atau kepentingan umum diluar istansi pencipta arsip. Keguanaanya sebagai bahan
bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Juga meliputi:
§
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang
mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya,
apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta apa hasil/akibat dari kegiatan
itu.
§
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang
mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah,
tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya.
7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip
Dinamis dan jelaskan dari Siklus Arsip Dinamis?
Jawab:
Arsip dinamis adalah yaitu arsip
yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan administrasi perkantoran.maka untuk mengetahui arsip dinamis
dengan mengitung seberapa sering menggunakan arsip tersebut.
Adapun ciri-cirinya sebagai
berikut:
o
Arsip yang masih actual dan berlaku secara
langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari.
o
Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurut fungsinya.
o
Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup,
oleh karena itu pengelolaan
dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.
Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip
dinamis dapat dibedakan atas:
• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor
• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun
• Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.
Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip
dinamis dapat dibedakan atas:
• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor
• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun
• Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
Siklus arsip dinamis
Arsip dinamis biasanya memiliki
empat tahap siklus hidup(life sicle):
Ø
Tahap pertama, merupakan tahap penciptaan
Ø
Tahap kedua, merupakan tahap penggunaan aktif.
Ø
Tahap keempat, merupakan tahap inaktif.
Ø
Tahap kelima, merupakan tahap penyusutan dan
jadwal retensi arsip (JRA).
8. Bagaimana
mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan Arsip yang berlaku di
Pemerintahan?
Jawab:
1)
Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip
dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip secara
teratur dan tetap yang pelaksanaanya diatur oleh masing-masing lembaga atau
instansi yang bersangkutan.
2)
Pemusnahan arsip adalah suatu proses pemusnhan
arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna.
3)
Penyerahan arsip adalah proses penyerahan arsip yang
bernilai guna ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI).
9. Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling
Cabinet, Boxes File, Rotary Filling, Cardex, dan a modern organization is an
information based organization!
Jawab:
1)
Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila
yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip.
menyimpan arsip.
2)
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila
berbentuk segi empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu
kelompok arsip di dalam filing cabinet.
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu
kelompok arsip di dalam filing cabinet.
3)
Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila
yang dipergunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
4)
Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor
berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
5)
Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan
untuk menyimpan berbagai
arsip (warkat).
arsip (warkat).
6)
Rotary Filling adalah peralatan yang dapat
berputar, dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip, berupa kartu.
menyimpan arsip-arsip, berupa kartu.
7)
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip yang berupa kartu
dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
8)
A modern organization is an information based
organization adalah suatu organisasi modern
yang bertumpu pada informasi.
10. PT. Bank Mandiri Indonesia pada Kantor Pusat memiliki gedung dengan 12
lantai, 2 lantai digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m2 per
lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak
konvensional dan non konvesional?
Jawab:
è Rak Konvensional :
Baban rak konvensional rata-rata 1.200kg/m2, jadi:
1200x120=144000kg/m2
untuk 1 lantai
Jadi beban berat PT. Bank
Mandiri pada keseluruhan 2 lantai adalah
144000kg/m2x2= 288000kg/m2
è
Nonkonvensional:
Beban nonkonvensional rata-rata 2.400kg/m2,
jadi:
2400x120=288000kg/m2
untuk 1 lantai
Jadi beban berat PT. Bank
Mandiri pada keseluruhan 2 lantai adalah
288000kg/m2x2= 576000kg/m2
